Decision Support System Akuntansi Pabrik

I. Latar Belakang Masalah

Sebuah perusahaan manufaktur yang memproduksi besi berdasarkan order dan stock buffer di dalam melakukan pengendalian terhadap bisnis prosesnya masih dilakukan secara terpisah oleh masing-masing pusat pertanggung jawaban, sehingga suatu keputusan yang telah diambil oleh satu unit pusat pertanggung jawaban seringkali tidak selaras dengan unit lainnya sehingga menimbulkan masalah di tempat lain. Masalah-masalah tersebut antara lain :

- Bagian Logistik

Pengadaan bahan baku & bahan pembantu yang tidak selaras dengan rencana jual dan rencana produksi, hal ini berakibat tidak optimalnya dalam proses pengadaan.

- Bagian Produksi

Optimalisasi kapasitas pabrik yang tidak diselaraskan dengan demand pasar, rencana jual dan stock yang ada berakibat pada lambatnya perputaran produk di gudang dan penurunan kualitas akibat produk lama tersimpan sehingga perusahaan dapat mengalami kerugian hingga milyaran rupiah, serta sering terjadi keterlambatan pengiriman produk.

- Bagian Sales

Tidak adanya rencana jual jangka panjang maupun jangka pendek yang berakibat tidak optimalnya pemenuhan demand pasar dengan harga yang baik untuk domestic maupun import serta barang stock yang berumur sudah lama tidak banyak tersentuh.

Berdasarkan uraian masalah diatas, diperlukan adanya Decision Support System (DSS) pada bagian akuntansi pabrik yang berperan sebagai salah satu Controller keuangan di dalam perusahaan. System ini berperan sebagai jembatan antara bagian logistik, produksi, dan sales sehingga diharapkan mampu membantu para manager terkait untuk mengambil keputusan dalam mengoptimalkan controlling pada bagian masing-masing, yaitu pengadaan bahan baku, pengoptimalan produksi dan penjualan.

II. Analisa Kebutuhan User

Analisa kebutuhan user terhadap sistem berdasarkan fungsi kerja masing-masing adalah :

1. Manager Akuntansi Pabrik
   
   
   
   1. Mengukur tingkat biaya penyediaan bahan baku dan biaya produksi
   
   
   2. Mengukur efisiensi tiap-tiap bagian, proses atau produksi serta untuk menentukan derajat keuntungan yang akan dicapai oleh perusahaan yang bersangkutan.
   
   
   3. Informasi keuangan yang dapat dipercaya mengenai aktiva dan kewajiban serta modal perusahaan
   
   
   4. Kebutuhan akan informasi mengenai posisi keuangan perusahaan pada periode yang lalu, informasi ini diperlukan untuk menyusun rencana memperbaiki sistem pengawasan dan menentukan kebijakan-kebijakan yang lebih tepat untuk periode yang akan datang
   
   
   
   


2. Staff Akuntansi Pabrik
   
   
   
   1. Menyediaan laporan Harga Pokok Produksi, Laporan biaya produksi, Laporan Penilaian Persediaan.
   
   
   2. Memberikan informasi mengenai aktivitas pembiayaan dan investasi
   
   
   3. Posting depresiasi mesin, Reverse account Payable, kalkulasi nilai persediaan, revaluasi ( account Receivable, account payable, G/L ), menangani Goods Receipt / Invoice Receipt
   
   
   
   


3. Manager Logistik
   
   
   
   1. Memperoleh alternatif keputusan dalam meminimalkan biaya persediaan bahan baku yang tepat waktu
   
   
   2. Mengetahui ketersediaan bahan baku dan suku cadang
   
   
   3. Mengoptimalkan penggunaan suku cadang yang secara teknis tidak dapat dipergunakan lagi karena rusak, dan persediaan yang kadaluarsa karena adanya perubahan teknologi
   
   
   4. Manajemen material, memonitor goods issue
   
   
   
   


4. Manager Produksi
   
   
   
   1. Mengetahui total jumlah produksi
   
   
   2. Mengetahui total pemakaian bahan baku
   
   
   3. Jumlah Order dari bagian penjualan
   
   
   
   


5. Manager Penjualan
   
   
   
   1. Mengetahui total barang stock di gudang setelah diproduksi yang siap dijual
   
   
   2. Mengetahui jumlah finish goods dari order sales
   
   
   3. Mengetahui jumlah shipment barang kepada customer
   
   
   4. Membuat rencana penjualan produk
   
   
   5. Menetapkan harga jual produk
   
   
   
   

III. Tujuan Pengembangan DSS

Adanya DSS ini diharapkan mampu memudahkan bagian akuntansi pabrik dalam mengawasi perusahaan di dalam setiap laporan akuntansinya sehingga para pimpinan perusahaan dan manager terkait mampu mengambil keputusan secara lebih tepat dan cepat dalam setiap kebijakan yang berhubungan dengan keuangan maupun monitoring pengadaan bahan baku pada bagian logistik ( procurement ), proses produksi, perawatan pabrik, dan penanganan hasilnya serta penjualan dan distribusi produk.

IV. Elemen-elemen DSS

1. User
• Manager Akuntansi Pabrik
• Staff Akuntansi Pabrik
• Manager Logistik
• Manager Pabrik
• Manager Penjualan
2. System

Aplikasi DSS terintegrasi berbasis jaringan yang dapat digunakan oleh multi user serta dapat diatur hak aksesnya. Aplikasi DSS menggunakan perangkat keras berupa komputer server, komputer client, perangkat komunikasi data seperti LAN card, kabel data, switch untuk routing jaringan, dll.

3. Builder

Pembangun sistem DSS bisa berasal dari pihak internal perusahaan maupun menggunakan jasa developer eksternal sebagai konsultan sistem.

V. Komponen Arsitektur DSS

1. Dialog

Antar muka antara user dan sistem menggunakan aplikasi berbasis GUI ( Graphical User Interface ). User melakukan input melalui mouse dan keyboard pada form input untuk memasukan parameter-parameter yang diperlukan oleh sistem DSS untuk memberikan informasi berupa alternatif keputusan.Sedangkan output berupa tabel & grafik. Dialog kerja menggunakan menu dan icon-icon untuk memudahkan user dalam menggunakan sistem.

2. Data
Komponen data terdiri dari Database yang berasal dari :

1. bagian logistik : ( data jenis bahan baku, inventory, vendor )


2. bagian produksi ( pabrik ) : ( data kapasitas pabrik, schedule produksi, hasil produksi, pengiriman barang, , depresiasi mesin , biaya konversi, yaitu upah langsung, supplies, biaya energi


3. bagian sales ( penjualan ) : data order dan customer

3. Model
Model DSS ini termasuk model taktis untuk manajemen tingkat menengah ( manager ).
Model ini terbagi menjadi 4, yaitu :

1. Model untuk mengawasi persediaan bahan baku.

Model ini memiliki beberapa kebutuhan fungsional, yaitu :
1. Menghitung standard harga bahan baku
2. Menetapkan level minimal dan maksimal stock bahan baku
3. Menghitung availabilitas dan posisi stock di pabrik

2. Model untuk mengawasi produksi barang.

Model ini memiliki beberapa kebutuhan fungsional, yaitu :
1. Membuat rencana produksi
2. Mengatur ketersediaan stock buffer.
3. Monitoring proses produksi
4. Monitoring shipment barang hasil produksi

3. Model untuk mengawasi penjualan produk

Model ini memiliki beberapa kebutuhan fungsional, yaitu :
1. menghitung multi product costing
2. Menentukan komposisi penjualan ( Export / Domestic )

4. Model untuk akuntasi Pabrik

Model ini memiliki beberapa kebutuhan fungsional, yaitu :
1. Menghitung Harga Pokok Produksi
2. Menghitung Penilaian Persediaan
3. Menghitung biaya pengadaan barang
4. Monitor Good Receipt dan Good Issue
5. Posting journal
6. Menyediakan berbagai laporan akuntanasi pabrik

VI. Metode Pengembangan DSS

Metode pengembangan dalam penyusunan DSS dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut:

1. Melakukan pengolahan dan analisis terhadap data primer dan sekunder.


2. Mengidentifikasi variabel-variable yang dapat dijadikan kriteria dalam perhitungan akuntansi pabrik, yaitu : aspek logistik, produksi, dan penjualan.


3. Menentukan alternatif yang diperlukan untuk pengambilan keputusan di dalam DSS.

VII. Manfaat

1. Membuat keputusan yang dibuat para manajer terkait, yaitu manager akuntansi pabrik, logistik, produksi dan penjualan menjadi lebih cepat dan akurat khususnya yang terkait dengan controlling bisnis proses perusahaan


2. Mengoptimalkan kinerja bagian logistik dalam pengadaan bahan baku agar selalu tersedia apabila diperlukan oleh bagian produksi secara efisien


3. Mengoptimalkan kapasitas pabrik dengan memproduksi barang sesuai order sales dan menyediakan barang stock buffer efisien ( tidak menumpuk barang aging )


4. Meningkatan Pengiriman barang secara tepat waktu


5. Meningkatan Volume Penjualan


6. Meningkatkan laba perusahaan

VIII. Referensi

1. http://elearning.gunadarma.ac.id/docmodul/sistem_penunjang_keputusan/bab7_komponen
   arsitektur_untuk_DSS.pdf


2. Zaki Baridwan, Intermediate Accounting Edisi 7. Yogyakarta:BPFE-Yogyakarta, 1992.

Read More..